همه ما توانایی این را داریم که تبدیل به یک سخنور حرف‌های شویم. تنها کافی است کمی تلاش کنیم و اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهیم و با تمرین و تکرار بر آن تسلط پیدا کنیم. اصول فن بیان و مذاکره کمک می‌کنند تا شما تبدیل به همان شخصی شوید که می‌توانید با صحبت‌های خود اطرافیانتان را مجذوب سازید.
هدف از مذاکره چیست؟
هر سخنی که به زبان میاورید و هر مکالمه‌ای که در طول روز پشت سر می‌گذارید، با هدف خاصی انجام می‌شود. شاید با خود فکر کنید که بسیار از مکالماتی که در طول روز داریم، هدف خاصی ندارند. باید گفت مکالماتی که بدون هدف انجام می‌شوند، نتیجه خاصی هم ندارند و تنها جنبه اطلاع‌رسانی و یا وقت‌گذرانی دارند. این مکالمات معمولاً در ساده‌ترین شکل ممکن، با استفاده از ساده‌ترین عبارات و اصطلاحات انجام می‌شود. همچنین اغلب مکالمات بی‌هدف میان افرادی صورت می‌گیرد که زمان زیادی را با یکدیگر می‌گذرانند و شناخت زیادی نیز از یکدیگر دارند. اصول فن بیان و مذاکره در این دست مکالمات کاربرد چندانی ندارد. به‌طورکلی مذاکرات با دو نوع هدف شکل می‌گیرند که به شرح زیر است:
1. متقاعدکردن مخاطب
در دسته اول شما خواستار متقاعدکردن مخاطب یا مخاطبان خود هستید. فرض کنید قصد فروش محصولی را دارید. در این حالت شما باید مخاطب خود را متقاعد کنید که با خرید آن محصول، مزایای زیادی شامل حالش خواهد شد و یا آن محصول می‌تواند به‌خوبی نیاز او را رفع کند. در این مواقع اصول و تکنیک‌های فن بیان فروشندگی می‌تواند کاربردهای گسترده‌ای داشته باشد. به‌طورکلی مذاکراتی با هدف متقاعدکردن، میان دو شخص یا دو گروهی صورت می‌گیرد که تا حدودی با هم اختلاف‌نظر دارند. البته باید اضافه کرد که متقاعدکردن مخاطب تنها به معنای فروش نیست و فروش تنها مثالی کوچک از این نوع مذاکرات است.
2. جلب‌اعتماد و توجه مخاطب
هدف دوم از مذاکره، جلب نظر مخاطب است. فرض کنید که در تلاش برای برقراری یک رابطه هستید؛ فرقی نمی‌کند که رابطه مدنظر شما رابطه کاری باشد یا رابطه احساسی. در این حالت شما باید تلاش کنید که اعتماد و نظر مخاطب را جلب کنید تا مخاطب شما را بپذیرد. این مذاکرات بیشتر مناسب افرادی است که شناخت چندانی از یکدیگر ندارند. نکته مهم در این نوع مذاکرات این است که باید بدانیم چگونه مؤدبانه حرف بزنیم تا مخاطب احساس خوبی نسبت به مکالمه با ما داشته باشد.
توجه کنید که ممکن است این نوع مذاکره، میان شما و نزدیک‌ترین اقوام یا همکارانتان هم رخ دهد. حالتی را در نظر بگیرید که قصد دارید یک رابطه عاطفی با همکار خود شروع کنید. در این حالت همکار شما هیچ شناختی از اخلاقیات و روحیات شما ندارد. در مقابل نیز ممکن است قصد داشته باشید در کاری با همسر خود شریک شوید. درعین‌حال که ارتباط بسیار نزدیکی با همسر خود دارید، ممکن است شناخت کافی در زمینه کاری از او نداشته باشید.
مهم‌ترین اصول فن بیان و مذاکره
اصول فن بیان و مذاکره بسیار گسترده است. هر مذاکره‌ای که ما در آن نقش داریم، باید طی دو مرحله کنترل شود. مرحله اول قبل از انجام مذاکره است و مرحله دوم مربوط به زمانی است که مذاکره انجام می‌شود. برخی از اصول فن بیان و مذاکره کمک می‌کنند تا شما بتوانید به بهترین شکل مذاکرات خود را کنترل کرده و به نتیجه دلخواه خود برسید. این اصول را به‌صورت گام‌به‌گام با هم بررسی می‌کنیم:
1. اولین اصل از اصول فن بیان و مذاکره: تسلط بر صداهای مختلف
پیش از آنکه به مذاکره‌ای بپردازید، باید صدای خود را آماده کنید. البته این به معنی صداسازی نیست؛ بلکه شما باید بتوانید میزان بلندی صدای خود را کنترل کنید. همه ما اغلب مواقع را با صدای معمولی صحبت می‌کنیم؛ اما باید توانایی صحبت‌کردن با صدای بلند را نیز داشته باشیم. به طور معمول مذاکرات با صدای معمولی انجام می‌شوند. زمانی که شما تغییری در صدای خود ایجاد می‌کنید، توجه مخاطب جلب می‌شود. چنانچه تنها به یک‌شکل خاص از صدای خود استفاده کنید، مغز مخاطب به صدای شما عادت کرده و نمی‌تواند به‌خوبی روی آن متمرکز شود. در واقع صدای یکنواخت برای مغز، به منزله یک صدای محیطی (مانند صدای ساعت یا صدای وزش نسیم) است که اهمیت چندانی ندارد.
صحبت‌کردن با صدای بلند نباید برای شما سخت باشد؛ به همین جهت باید از تمرینات عملی فن بیان استفاده کنید تا بتوانید بر صدای بلند خود نیز تسلط داشته باشید. هنگامی که میزان بلندی صدای شما نوسان دارد، هر لحظه به مخاطب تلنگر وارد شده و بر سخنان شما متمرکز می‌ماند. یک نکته طلایی در اصول فن بیان و مذاکره این است که می‌توانید گاهی با صدایی بلندتر از حد طبیعی، تمام توجه مخاطب را جلب کرده و به‌نوعی به او اعلام کنید که قصد بیان یک حرف بسیار مهم را دارید.
2. تسلط بر لحن‌های مختلف
یکی از دلایل اصلی بروز سوءتفاهم، استفاده از لحن‌های نامناسب است. استفاده از لحن مناسب، باعث می‌شود تأثیرگذاری سخن شما در بیشترین حد ممکن باشد. به طور مثال اگر زمانی که قصد تعریف‌کردن از کسی یا چیزی را دارید، لحن شما باید مشتاقانه و خوشحال باشد. در این صورت مخاطب تأثیر بیشتری از حرف‌های شما می‌گیرد و به صحت تعریف‌های شما اعتماد می‌کند. به همین ترتیب، هرزمانی که قصد دارید حرف خاصی را بیان کنید، لحن خود را با آن هماهنگ کنید. سخن زیبا وقتی به دل می‌نشیند و توجه مخاطب را جلب می‌کند که با لحن مناسبی بیان شود. یکی از بهترین اقدامات برای تقویت فن بیان در دانش‌آموزان این است که با لحن‌های مختلف با آنها حرف بزنید تا آنها به طور کامل تفاوت لحن‌ها را درک کنند. بدین ترتیب می‌توانند به‌سرعت لحن خودشان را اصلاح کنند.
3. مشخص‌کردن هدف
یکی از مهم‌ترین اصول فن بیان و مذاکره این است که باید هدف خود را به‌صورت دقیق مشخص کنید. همانطور که اشاره کردیم اهداف مذاکره به دو دسته تقسیم می‌شوند؛ در هر دسته نیز باید با توجه به هدفی که دارید، از کلمات مناسب استفاده کنید. حین مذاکره هدف خود را از یاد نبرید و سعی کنید تمام سخنان را حول محور آن نگهدارید. اگر کسی سؤالی از شما پرسید که با حرف‌های شما ارتباطی ندارد، سعی کنید پاسخی کوتاه و جامع به او بدهید. از ارائه توضیحات اضافه در مورد جزئیات و حواشی خودداری کنید و سعی کنید هر چه زودتر به مبحث اصلی برگردید.
4. مهم‌ترین اصل از اصول فن بیان و مذاکره: برای هر شرایطی آماده باشید!
هیچ‌چیز از هیچ‌کس بعید نیست! ممکن است در هر لحظه از مذاکره رفتاری از مخاطب شما سر بزند که اصلاً انتظارش را نداشتید. ممکن است در طول مکالمات خود حرف‌هایی بشنوید که درک آنها برایتان بسیار سخت است. باید برای هر شرایطی آماده باشید و احتمال بروز هر اتفاقی را در نظر بگیرید. در حالت عادی همه چیز طبق پیش‌بینی‌ها و برنامه‌ریزی شما پیش خواهد رفت؛ اما ممکن است دو حالت دیگر نیز رخ دهد. حالت اول مربوط به زمانی است که همه چیز خیلی بهتر از انتظار شما پیش می‌رود. در حالت دوم نیز ممکن است همه برنامه‌های شما به هم بریزد و اوضاع آشفته شود. طبق اصول فن بیان و مذاکره، شما باید برای هر دو حالت آماده باشید تا بتوانید تسلط کافی بر آن شرایط داشته باشید.
حالت اول: معجزه رخ می‌دهد!
چنانچه مذاکره شما به نتیجه‌ای بهتر از حد انتظار برسد، ممکن است به دلیل ذوقی که دارید، امتیازهای زیادی به طرف مقابل بدهید. در این حالت قطعاً خودتان متضرر خواهید شد. به طور مثال ممکن است قصد فروش یک عدد خودکار را داشته باشید و مخاطب از شما درخواست 100 عدد داشته باشد. در این حالت به‌احتمال زیاد شما تسلط خود را از دست می‌دهید و تخفیفی بیشتر از حد معقول به او می‌دهید.
همچنین شرایطی را در نظر بگیرید که قصد شراکت در یک پروژه کوچک با شخصی مهم را دارید. هنگام مذاکره آن شخص به شما پیشنهاد شراکت در پروژه بزرگ‌تری را می‌دهد. در این حالت نیز ممکن است شما امتیازاتی به او بدهید که در آینده شما را دچار مشکل کند.
یکی دیگر از اتفاقاتی که در این حالت رخ می‌دهد، ازدست‌دادن تسلطی است که بر شرایط دارید. ممکن است به حدی شگفت‌زده شوید که نتوانید به‌درستی حرف بزنید. این موضوع تا حدودی باعث افت شخصیت شما نیز خواهد شد و ممکن است بابت آن خجالت‌زده شوید. شخصی که بر اصول سخنوری و فن بیان تسلط دارد، می‌دانید که باید برای هر شرایطی آماده باشد تا بتواند محکم و قاطعانه به مذاکره خود ادامه دهد.
حالت دوم: همه چیز آشفته می‌شود!
اگر به‌درستی طبق اصول فن بیان و مذاکره پیش بروید، می‌توانید منظور خود را به بهترین شکل بیان کنید؛ اما ممکن است هنگام مذاکره دچار اشتباه شده و باعث بروز سوءتفاهم شوید. در این حالت با رفتاری نامناسب و دور از انتظار از سمت مخاطب مواجه خواهید شد. اغلب افراد در چنین مواقعی احساس درماندگی می‌کنند و در برابر مخاطب ضعف نشان می‌دهند. در این شرایط نیز باید به‌درستی هدف خود را بیان کنید تا مخاطب از سردرگمی نجات یابد.
در شرایطی دیگر ممکن است ذهن مخاطب شما درگیر عوامل بیرونی (غیرمرتبط به بحث مذاکره) باشد. قطعاً شما پاسخ درستی از او دریافت نمی‌کنید. در این مواقع دو راه پیش روی شماست؛ راه اول آن که کاملاً منطقی و به‌دوراز احساس، بحث را به زمانی دیگر موکول کنید و حالت دوم نیز این است که لحن خود را به شکلی عوض کنید که مخاطب تمام مسائل بیرونی را از یاد ببرد و به طور کامل بر صحبت‌های شما تمرکز کند.
یکی دیگر از حالاتی که ممکن است رخ دهد، این است که به نتیجه دلخواه خود نرسید. در این شرایط نیز بسیاری از افراد عصبانی یا ناراحت می‌شوند و رفتاری از خود بروز می‌دهند که باعث دلسردی بیشتری مخاطب می‌شود. طبق اصول فن بیان و مذاکره، این رفتارها کاملاً اشتباه است و شما باید کاملاً مقتدر رفتار کنید و تصمیم او را بپذیرید. طوری رفتار و صحبت کنید که مخاطب متوجه شود شما به انتخاب او احترام می‌گذارید.
چگونه بر اصول فن بیان و مذاکره تسلط پیدا کنیم؟
بی شک مهم‌ترین فعالیتی که می‌توانید در راستای تسلط بر اصول فن بیان و مذاکره انجام دهید، تمرین و تکرار است. باید اضافه کرد که شرکت در دوره جامع فن بیان باعث می‌شود که شما با نکات بسیار مهم و اساسی آشنا شده و بتوانید کوچک‌ترین و بی‌اهمیت‌ترین جزئیات را نیز در سخنان خود کنترل کنید. این دوره باعث می‌شود شما بتوانید توجه هرکسی را جلب کرده و با هرکسی که تمایل دارید، ارتباط برقرار کنید.